お客さまが絶えない愛されるサロンへ導く
リピートが絶えない”慕われ接客”の専門家 きよなり あいこです。
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サロンのカルテ、効率的な管理方法とは?
昨日に引き続き、
今日も、サロンのカルテについて書いていきますね!
今までのカルテについての記事は、こちら!
↓ ↓ ↓
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カルテの管理方法次第で、
サロンのお客さま状況がわかりやすくなります。
今日は、効率的なカルテの管理方法について
書いていきますね。
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最近は、POSでカルテ管理されてるサロンもあるみたいですね。
だけれども・・・・・
超アナログ人間で、超超パソコン音痴の私は、
紙での管理に慣れているので、紙ベースのほうが安心します!(笑)
それに、私の個人的な考えとしては
紙のほうが自分で記入をしているので、
その時を、振り返りながらお客さまを思って
お礼状やニュースレターを出したりすることができる感じがします。
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私が、見ているサロンさんでは、
まだまだ紙のカルテを使っているところが多いので
紙のカルテの管理方法について書いていきます。
おすすめしない管理方法。
紙でのカルテ管理の方法は、いろいろありますが・・・・・
絶対に、おすすめしない管理方法は、
あいうえお順です。
あいうえお順とは、
鈴木さんは、「す」のところに
木村さんは、「き」のところに
田中さんは、「た」のところに
という具合に、
50音順で、管理をする方法です。
この管理方法を
なぜ、おすすめしないかというと・・・・・
・新規顧客の人数を把握しにくい
・多い苗字のカルテが満杯になってしまう。
・同じ苗字ばかりが並んでいて探しにくい。
・ニュースレター・DMを出すのにも優先順位がわかりにくい。
・上位顧客も把握しにくい
などの理由があげられます。
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おすすめな管理方法3パターン!
まず1つ目のおすすめなカルテ管理方法は、
日付順!
この方法をすると・・・・・
・上位顧客が明確になる。
・ニュースレターを送ったりするときも優先順位がわかりやすい。
・どのくらいの失客をしているのかもすぐに確認できる。
日付順で、カルテを管理する方法は、
➀その日、施術するお客さまのカルテを取り出します。
②施術した、日付順にファイリングをします。
③さくいんのお名前の横に、ご来店の日にちを記入しておきます。
この3ステップの繰り返しです。
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2つ目のおすすめなカルテ管理方法は、
番号順!
この方法をすると・・・・・
・現在の既存客数がすぐにわかる。
・毎月の新規客数がすぐにわかる。
・同じ番号がないので、カルテが見つけやすい。
番号順で、カルテを管理する方法は、
あらかじめ、
新規のお客さまにご記入いただくカルテ(または、問診票)に
メンバーズカードをセットしておきます。
メンバーズカードに記入しておく番号は、
1から順番に通し番号でもOKですが
私は、何年何月の新規客なのかも、知りたかったので
こんな感じにしてました。
<例>
2021年5月の最初に初めてご来店されたお客さま
⇒2021N5ー1(ここの数字は、通し番号)
なので、5月が終了して各
最後のカルテが「2021N5-8」だとしたら
2021年の5月新規客数は、8名ってことです。
これを、2021Nファイルに各月ごとに管理すると
簡単に、その年の新規客が何名なのかがわかります。
あとは、サロンによって新規から既存客にするタイミングで
1から順番に、ファイリングしていきます。
1冊のファイルには、ファイルの厚みにもよりますが
50ずつにすると、探すときにもわかりやすいです。
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そして、3つ目が
日付順と番号順を合わせる方法。
この方法をすると、
2つの方法の「いいとこどり」ができちゃいます。
つまり、
・上位顧客が明確になる。
・ニュースレターを送ったりするときも優先順位がわかりやすい。
・どのくらいの失客をしているのかもすぐに確認できる。
・毎月の新規客数がすぐにわかる。
・同じ番号がないので、カルテが見つけやすい。
この2つを合わせた管理方法は、
既存客のカルテを日付順に管理をして、
新規客のカルテは、番号順に管理をします。
こうすることで、
カルテを、後から見直す場合も
短時間で分析することができます。
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私のサロンは、どの方法がいいの?
カルテ管理、おすすめな方法を3つご紹介しました。
この3つの方法を使い分けるとしたら、
こんな感じがおすすめですね。
オープンしたて~1年未満のサロン⇒番号順で管理する方法
オープン1年以上~3年未満のサロン⇒番号順と日付順をあわせた方法
オープン3年以上のサロン⇒日付順で管理する方法
カルテ管理は、サロンさんにとって、
「知りたい情報がすぐにわかる管理方法」
にすることが一番です。
なので、今回ご紹介した方法以外にも
管理方法は、様々だと思いますよ。
例えば・・・・・
・施術メニューごとに管理をする。
・ご来店頻度によって管理をする。
・年間のお支払金額によって管理をする。
などなど、
いろいろな方法があると思います。
もし、
あなたのカルテ管理の参考になれば
うれしいです♪
今日も、最後までお読みいただきありがとうございます。
「楽しく!」「豊かに」「ハッピーに♪」なりますように。
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