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リピートが絶えない”慕われ接客”の専門家 きよなり あいこです。
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サロンのカルテ、効率的な管理方法とは？
昨日に引き続き、
今日も、サロンのカルテについて書いていきますね！
今までのカルテについての記事は、こちら！
↓ ↓ ↓
カルテの管理方法次第で、
サロンのお客さま状況がわかりやすくなります。
今日は、効率的なカルテの管理方法について
書いていきますね。
最近は、POSでカルテ管理されてるサロンもあるみたいですね。
だけれども・・・・・
超アナログ人間で、超超パソコン音痴の私は、
紙での管理に慣れているので、紙ベースのほうが安心します！（笑）
それに、私の個人的な考えとしては
紙のほうが自分で記入をしているので、
その時を、振り返りながらお客さまを思って
お礼状やニュースレターを出したりすることができる感じがします。
私が、見ているサロンさんでは、
まだまだ紙のカルテを使っているところが多いので
紙のカルテの管理方法について書いていきます。
おすすめしない管理方法。
紙でのカルテ管理の方法は、いろいろありますが・・・・・
絶対に、おすすめしない管理方法は、
あいうえお順です。
あいうえお順とは、
鈴木さんは、「す」のところに
木村さんは、「き」のところに
田中さんは、「た」のところに
という具合に、
５０音順で、管理をする方法です。
この管理方法を
なぜ、おすすめしないかというと・・・・・
・新規顧客の人数を把握しにくい
・多い苗字のカルテが満杯になってしまう。
・同じ苗字ばかりが並んでいて探しにくい。
・ニュースレター・DMを出すのにも優先順位がわかりにくい。
・上位顧客も把握しにくい
などの理由があげられます。
おすすめな管理方法３パターン！
まず１つ目のおすすめなカルテ管理方法は、
日付順！
この方法をすると・・・・・
・上位顧客が明確になる。
・ニュースレターを送ったりするときも優先順位がわかりやすい。
・どのくらいの失客をしているのかもすぐに確認できる。
日付順で、カルテを管理する方法は、
➀その日、施術するお客さまのカルテを取り出します。
②施術した、日付順にファイリングをします。
③さくいんのお名前の横に、ご来店の日にちを記入しておきます。
この３ステップの繰り返しです。
２つ目のおすすめなカルテ管理方法は、
番号順！
この方法をすると・・・・・
・現在の既存客数がすぐにわかる。
・毎月の新規客数がすぐにわかる。
・同じ番号がないので、カルテが見つけやすい。
番号順で、カルテを管理する方法は、
あらかじめ、
新規のお客さまにご記入いただくカルテ（または、問診票）に
メンバーズカードをセットしておきます。
メンバーズカードに記入しておく番号は、
１から順番に通し番号でもＯＫですが
私は、何年何月の新規客なのかも、知りたかったので
こんな感じにしてました。
＜例＞
２０２１年５月の最初に初めてご来店されたお客さま
⇒２０２１Ｎ５ー１（ここの数字は、通し番号）
なので、５月が終了して各
最後のカルテが「２０２１Ｎ５－８」だとしたら
２０２１年の５月新規客数は、８名ってことです。
これを、２０２１Ｎファイルに各月ごとに管理すると
簡単に、その年の新規客が何名なのかがわかります。
あとは、サロンによって新規から既存客にするタイミングで
１から順番に、ファイリングしていきます。
１冊のファイルには、ファイルの厚みにもよりますが
５０ずつにすると、探すときにもわかりやすいです。
そして、３つ目が
日付順と番号順を合わせる方法。
この方法をすると、
２つの方法の「いいとこどり」ができちゃいます。
つまり、
・上位顧客が明確になる。
・ニュースレターを送ったりするときも優先順位がわかりやすい。
・どのくらいの失客をしているのかもすぐに確認できる。
・毎月の新規客数がすぐにわかる。
・同じ番号がないので、カルテが見つけやすい。
この２つを合わせた管理方法は、
既存客のカルテを日付順に管理をして、
新規客のカルテは、番号順に管理をします。
こうすることで、
カルテを、後から見直す場合も
短時間で分析することができます。
私のサロンは、どの方法がいいの？
カルテ管理、おすすめな方法を３つご紹介しました。
この３つの方法を使い分けるとしたら、
こんな感じがおすすめですね。
オープンしたて～１年未満のサロン⇒番号順で管理する方法
オープン１年以上～３年未満のサロン⇒番号順と日付順をあわせた方法
オープン３年以上のサロン⇒日付順で管理する方法
カルテ管理は、サロンさんにとって、
「知りたい情報がすぐにわかる管理方法」
にすることが一番です。
なので、今回ご紹介した方法以外にも
管理方法は、様々だと思いますよ。
例えば・・・・・
・施術メニューごとに管理をする。
・ご来店頻度によって管理をする。
・年間のお支払金額によって管理をする。
などなど、
いろいろな方法があると思います。
もし、
あなたのカルテ管理の参考になれば
うれしいです♪
今日も、最後までお読みいただきありがとうございます。
「楽しく！」「豊かに」「ハッピーに♪」なりますように。
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