サロンのお客さま状況がわかりやすくなる方法！
あなたのサロンは、
カルテをどのように管理していますか？
カルテの管理方法次第で、
サロンのお客さま状況がわかりやすくなるんです！
今日は、効率的なカルテの管理方法について
書いていきますね。
最近は、
POSでカルテ管理されてるサロンも
多いのではないでしょうか。
だけれども・・・・・
超アナログ人間で、超超パソコン音痴の私は、
紙での管理に慣れているので、紙ベースのほうが安心します！（笑）
それに、私の個人的な考えとしては
紙のほうが自分で記入をしているので、
その時を、振り返りながらお客さまを思って
お礼状やニュースレターを出したりすることができる感じがします。
私が、見ているサロンさんでは、
まだまだ紙のカルテを使っているところが多いので
紙のカルテの管理方法について書いていきますね。
おすすめしない管理方法。
紙でのカルテ管理の方法は、
いろいろありますが・・・・・
絶対に、おすすめしない管理方法は、
あいうえお順です。
あいうえお順とは、
５０音順で、管理をする方法です。
鈴木さんは、「す」のところに
木村さんは、「き」のところに
田中さんは、「た」のところに
という具合に、
カルテをファイリングしていきます。
この管理方法を
なぜ、おすすめしないかというと・・・・・
- 新規顧客の人数を把握しにくい
- 多い苗字のカルテが満杯になってしまう。
- 同じ苗字ばかりが並んでいて探しにくい。
- ニュースレター・DMを出すのにも
優先順位がわかりにくい。 - 上位顧客も把握しにくい
などの理由があげられます。
おすすめな管理方法３パターン！
まず１つ目のおすすめなカルテ管理方法は、
日付順！
この方法をすると・・・・・
- 上位顧客が明確になる。
- ニュースレターやキャンペーンのお知らせを
送ったりするときも優先順位がわかりやすい。 - どのくらいの失客をしているのかもすぐに確認できる。
日付順で、カルテを管理する方法は、
➀その日、施術するお客さまのカルテを取り出します。
②施術した、日付順にファイリングをします。
③さくいんのお名前の横に、ご来店の日にちを記入しておきます。
この３ステップの繰り返しです。
２つ目のおすすめなカルテ管理方法は、
番号順！
この方法をすると・・・・・
- 現在の既存客数がすぐにわかる。
- 毎月の新規客数がすぐにわかる。
- 同じ番号がないので、カルテが見つけやすい。
番号順で、カルテを管理する方法は、
あらかじめ、
新規のお客さまにご記入いただくカルテ（または、問診票）に
メンバーズカードをセットしておきます。
メンバーズカードに記入しておく番号は、
１から順番に通し番号でもＯＫですが
私は、何年何月の新規客なのかも、知りたかったので
こんな感じにしてました。
＜例＞
２０２１年５月の最初に初めてご来店されたお客さま
⇒２０２１Ｎ５ー１（ここの数字は、通し番号）
なので、
５月が終了して
最後のカルテが「２０２１Ｎ５－８」だとしたら
２０２１年の５月新規客数は、８名ってことです。
これを、２０２１Ｎファイルに各月ごとに管理すると
簡単に、その年の新規客が何名なのかがわかります。
あとは、
新規から既存客にするタイミングで
１から順番に、ファイリングしていきます。
１冊のファイルには、ファイルの厚みにもよりますが
５０ずつにすると、探すときにもわかりやすいです。
そして、３つ目が
日付順と番号順を合わせる方法。
この方法をすると、
２つの方法の「いいとこどり」ができちゃいます。
- 上位顧客が明確になる。
- ニュースレターを送ったりするときも
優先順位がわかりやすい。 - どのくらいの失客をしているのかも
すぐに確認できる。 - 毎月の新規客数がすぐにわかる。
- 同じ番号がないので、カルテが見つけやすい。
この２つを合わせた管理方法は、
既存客のカルテを日付順に管理をして、
新規客のカルテは、番号順に管理をします。
こうすることで、
カルテを、後から見直す場合も
短時間で分析することができます。
私のサロンは、どの方法がいいの？
カルテ管理、おすすめな方法を３つご紹介しました。
この３つの方法を使い分けるとしたら、
こんな感じがおすすめですね。
オープンしたて～１年未満のサロン
⇒番号順で管理する方法
オープン１年以上～３年未満のサロン
⇒番号順と日付順をあわせた方法
オープン３年以上のサロン
⇒日付順で管理する方法
カルテ管理は、サロンにとって、
「知りたい情報がすぐにわかる管理方法」
にすることが一番です。
なので、今回ご紹介した方法以外にも
管理方法は、様々だと思います。
あなたのサロンのカルテ管理の参考になれば
うれしいです♪
今日も、最後まで
お読みいただきありがとうございます(*^▽^*)
「楽しく！」「豊かに！」「ハッピーに♪」なりますように。
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